Der umfassende Leitfaden zur Transaktionsüberwachung

Was ist Transaktionsüberwachung?

Die Überwachung von AML-Transaktionen ist der Prozess, der Finanzinstituten hilft, Geldwäsche und andere Arten von Finanzkriminalität zu erkennen und zu verhindern. Informationen, die bei der Transaktionsüberwachung gesammelt werden, werden hauptsächlich verwendet, um den Verpflichtungen aus den AML- und CFT-Gesetzen nachzukommen, um Berichte über verdächtige Aktivitäten (SARs) einzureichen und um fundierte Entscheidungen zu treffen.

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Die Überwachung von Transaktionen ist wichtig, da die Einhaltung der Finanzvorschriften nicht verhandelbar ist. Unternehmen können mit erheblichen Bußgeldern rechnen, wenn sie Transaktionen im Zusammenhang mit illegalen Aktivitäten nicht aufdecken und melden.

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Aktivitäten zur Transaktionsüberwachung werden immer üblicher und für Endbenutzer sichtbarer. Ungewöhnliche oder hochwertige Käufe erfordern möglicherweise eine Genehmigung per Mobile Banking oder die Anforderung eines Einmalpassworts, das an die Telefon- oder E-Mail-Adresse eines Kunden gesendet wird.

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Obwohl die Methoden zur Transaktionsüberwachung von Unternehmen zu Unternehmen und Tools unterschiedlich sind, verfolgen sie alle dasselbe Ziel: Sie identifizieren verdächtige Aktivitäten, bewerten das Risikoniveau und treffen Prognosen für die Zukunft.

Wer benötigt Transaktionsüberwachung?

Jedes Unternehmen, das im Finanzsektor tätig ist, sollte dies im Rahmen seiner täglichen Geschäftstätigkeit durchführen, einschließlich:

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• Digitale Banken und Neobanken
• Geldtransferunternehmen
• Krypto-Plattformen
• Buchhaltungs-, Rechts- und Immobilienfirmen
• Versicherungsunternehmen

Wie überwachen regulierte Unternehmen Transaktionen?

Während regulierte Unternehmen ausnahmslos zur Transaktionsüberwachung verpflichtet sind, können sie größtenteils frei entscheiden, wie sie diese durchführen und verwalten. Es gibt kaum klare Richtlinien von den Aufsichtsbehörden, und definierte Anforderungen sind ungewöhnlich.

Sie führen häufig eine Transaktionsüberwachung mit einer Mischung aus manuellen Prozessen und Automatisierung durch und verwenden dabei verschiedene Tools und technologiegestützte Lösungen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Hier finden Sie eine kurze schrittweise Anleitung, wie Sie eine umfassende Transaktionsüberwachung erreichen können:

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1. Einen Risikowert zuweisen — Verschiedene Kunden weisen je nach aktuellen und historischen Faktoren wie Branche und Standort ein unterschiedliches AML-Risiko auf.
2. Erstellen Sie risikobasierte Regeln — Auf der Grundlage des Risikowerts sollten Finanzinstitute für jede Kategorie spezifische Regeln festlegen. Diese Regeln sollten dynamisch und anpassbar sein.
3. Benachrichtigungen einrichten — Wenn Ihre AML-Regeln verletzt werden, sollte eine Warnung ausgegeben werden. Dies bedeutet nicht, dass illegale Aktivitäten stattgefunden haben, sondern dass eine Überprüfung erforderlich ist. Weitere Informationen zu diesen Warnmeldungen finden Sie auf unserer Lösungsseite
4. Weisen Sie Ihr Compliance-Team zu — Sobald eine Warnung ausgelöst wurde, kann die Transaktion bis zur weiteren Untersuchung durch das Compliance- oder Risikopersonal ausgesetzt werden.
5. Bericht über verdächtige Aktivitäten erstellen — Wenn Beweise für eine Finanzkriminalität festgestellt werden, sollte eine SAR erstellt werden. Die fragliche Transaktion sollte auch der zuständigen Finanzermittlungsstelle (FIU) gemeldet werden.

Der risikobasierte Ansatz

Obwohl es regulierten Unternehmen freisteht, ihre eigenen Transaktionsüberwachungsprozesse zu kuratieren, empfiehlt ihnen die Financial Action Task Force (FATF), einen risikobasierten Ansatz zu verfolgen.

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In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen Bewertungen einzelner Kunden durchführen und dann entsprechend dem von ihnen ausgehenden Risiko reagieren. Transaktionen, an denen Kunden mit höherem Risiko beteiligt sind, könnten einer strengeren Überwachung unterliegen, während Kunden mit niedrigerem Risiko weniger genau betrachtet werden.

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Zusätzlich zu den oben genannten Schritten könnte ein risikobasierter Ansatz auch durch zusätzliche Maßnahmen und Kontrollen unterstützt werden, wie z. B.:

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• Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden — Unternehmen sollten die Identität ihrer Kunden überprüfen, indem sie Due-Diligence-Prüfungen durchführen, z. B. durch Erfassung von Namen, Adressen, Geburtsdaten und mehr.
• Überwachung unerwünschter Medien — Das Risikoniveau kann durch externe Faktoren beeinflusst werden, z. B. durch die Beteiligung eines Kunden an negativen Medienberichten in Print- und Online-Quellen.
• Überprüfung von Sanktionen — Regulierte Unternehmen sollten ihre Kunden vor Sanktionen und Beobachtungslisten schützen, um zu vermeiden, mit sanktionierten Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Automatisierte oder manuelle Transaktionsüberwachung

Die Überwachung von AML-Transaktionen wird im Allgemeinen mithilfe von Softwaretools oder Cloud-basierten Plattformen automatisiert. Es wird immer seltener, dass sich Finanzinstitute bei der Transaktionsüberwachung ausschließlich auf ihre eigenen internen Compliance-Teams verlassen.

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Dies liegt daran, dass die automatisierte Transaktionsüberwachung mühsamen und zeitaufwändigen manuellen Transaktionsüberwachungsprozessen überlegen ist. Der Versuch, eine manuelle Transaktionsüberwachung durchzuführen, ist ausnahmslos ein kostspieliger Fehler, zumal Menschen eine viel größere Fehleranfälligkeit haben als speziell entwickelte Software. Und angesichts der Haltung der Aufsichtsbehörden zu den Compliance-Verpflichtungen der Unternehmen und ihrer geringen Toleranz gegenüber Verstößen sollten Finanzinstitute alles in ihrer Macht Stehende tun, um das Fehlerpotenzial zu verringern.

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Allerdings gibt es bei der automatisierten Transaktionsüberwachung immer noch einige manuelle Elemente, die im Gesamtprozess eine wichtige Rolle spielen. Beispielsweise kann ein automatisiertes Transaktionsüberwachungstool eine Transaktion als verdächtig kennzeichnen, sodass ein menschlicher Mitarbeiter sie sich ansehen und feststellen kann, ob weitere Untersuchungen erforderlich sind oder ob eine SAR erstellt werden muss. Schließlich sind echte Menschen erforderlich, um sicherzustellen, dass alle automatisierten Tools wie vorgesehen funktionieren.

Was sind Berichte über verdächtige Aktivitäten?

SARs sind ein wichtiger Bestandteil des Transaktionsüberwachungsprozesses.

Wenn eine verdächtige Transaktion gemeldet wird, ist es die Pflicht des regulierten Unternehmens, sie den zuständigen Behörden zu melden. In den meisten Ländern erfolgt dies durch die Einreichung von SARs. Dabei handelt es sich um Formulare, die jedes Mal an die Behörden gesendet werden, wenn eine neue verdächtige Transaktion auftaucht. Sie sind sehr wichtig, und die zuständigen Mitarbeiter müssen wissen, wann und wie SARs auszufüllen sind und wie sie gemäß den behördlichen Anforderungen einzureichen sind.

Die genauen Regeln hängen von der Gerichtsbarkeit ab, aber Unternehmen haben in der Regel 30 Tage Zeit, um ihre eigenen ersten Arbeiten zu erledigen und eine SAR einzureichen, sobald die verdächtige Aktivität entdeckt wurde.

Zu den Szenarien, die dazu führen könnten, dass eine SAR eingereicht wird, gehören ungewöhnliche Transaktionen, Transaktionen über einem bestimmten Wert und große Bareinzahlungen. SARs können auch eingereicht werden, wenn Mitarbeiter verdächtiges Verhalten an den Tag gelegt haben; sie sind nicht nur für Kunden bestimmt.

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