La guía completa para el monitoreo de transacciones

¿Qué es el monitoreo de transacciones?

El monitoreo de transacciones AML es el proceso que ayuda a las instituciones financieras a detectar y prevenir el lavado de dinero y otros tipos de delitos financieros. La información que se recopila durante la supervisión de las transacciones se utiliza principalmente para cumplir con las obligaciones establecidas en las leyes contra el blanqueo de dinero y la financiación del terrorismo, para presentar informes de actividades sospechosas (SAR) y para fundamentar la toma de decisiones.

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El monitoreo de las transacciones es importante porque el cumplimiento de las regulaciones financieras no es negociable. Las empresas pueden enfrentarse a importantes multas por no detectar ni denunciar ninguna transacción relacionada con una actividad ilegal.

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La actividad de monitoreo de transacciones es cada vez más común y más visible para los usuarios finales. Las compras inusuales o de alto valor pueden requerir la aprobación a través de la banca móvil o solicitar el envío de una contraseña de un solo uso al teléfono o a la dirección de correo electrónico del cliente.

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Si bien los métodos de monitoreo de transacciones varían entre las diferentes empresas y herramientas, todos funcionan para hacer lo mismo: identificar actividades sospechosas, evaluar los niveles de riesgo y hacer predicciones sobre el futuro.

¿Quién necesita la supervisión de las transacciones?

Cualquier empresa que opere en el sector financiero debería llevarla a cabo como parte de sus operaciones diarias, que incluyen:

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• Bancos digitales y neobancos
• Empresas de transferencia de dinero
• Plataformas criptográficas
• Firmas contables, legales e inmobiliarias
• Compañías de seguros

¿Cómo supervisan las empresas reguladas las transacciones?

Si bien las empresas reguladas están invariablemente obligadas a supervisar las transacciones, en su mayoría son libres de decidir cómo llevarlas a cabo y gestionarlas. Hay poca orientación clara por parte de los reguladores y los requisitos definidos son poco frecuentes.

A menudo llevan a cabo el monitoreo de las transacciones con una combinación de procesos manuales y automatización, utilizando varias herramientas y soluciones tecnológicas para garantizar los mejores resultados posibles.

Estas son nuestras breves instrucciones paso a paso sobre cómo puede lograr un monitoreo integral de las transacciones:

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1. Asignar un valor de riesgo — Los diferentes clientes representarán diferentes niveles de riesgo de AML según los factores actuales e históricos, como la industria y la ubicación.
2. Cree reglas basadas en el riesgo — En función del valor del riesgo, las instituciones financieras deben asignar reglas específicas para cada categoría. Estas reglas deben ser dinámicas y personalizables.
3. Configurar alertas — Cuando se infrinjan sus reglas de AML, se debe emitir una alerta. Esto no significa que se haya producido una actividad ilegal, sino que es necesaria una revisión. Puedes obtener más información sobre estas alertas en nuestra página de soluciones
4. Asigne su equipo de cumplimiento — Una vez que se haya activado una alerta, la transacción puede quedar en espera de una investigación más profunda por parte del personal de cumplimiento o de riesgos.
5. Crear un informe de actividad sospechosa — Si se detectan pruebas de un delito financiero, se debe crear un SAR. La transacción en cuestión también debe notificarse a la Unidad de Investigación Financiera (UIF) correspondiente.

El enfoque basado en el riesgo

Si bien las empresas reguladas son libres de organizar sus propios procesos de monitoreo de transacciones, el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) recomienda que adopten un enfoque basado en el riesgo.

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En la práctica, esto requiere que las empresas evalúen a los clientes individuales y luego respondan de manera proporcional al riesgo que presentan. Las transacciones que involucren a clientes de mayor riesgo pueden estar sujetas a una supervisión más estricta, mientras que las de menor riesgo serán examinadas con menos escrutinio.

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Además de los pasos anteriores, un enfoque basado en el riesgo también podría estar respaldado por medidas y controles adicionales, tales como:

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• Debida diligencia con el cliente — Las empresas deben verificar la identidad de sus clientes realizando comprobaciones de diligencia debida, como recopilar nombres, direcciones, fechas de nacimiento y más.
• Monitorización de medios adversos — El nivel de riesgo puede basarse en factores externos, como la participación de un cliente en noticias adversas de los medios de comunicación tanto en fuentes impresas como en línea.
• Control de sanciones — Las empresas reguladas deben evaluar a sus clientes para ver si están sujetos a sanciones y listas de vigilancia para evitar trabajar con entidades sancionadas.

Monitorización automática frente a manual de transacciones

La supervisión de las transacciones de AML generalmente se automatiza mediante el uso de herramientas de software o plataformas basadas en la nube. Cada vez es más raro que las instituciones financieras dependan únicamente de sus propios equipos de cumplimiento internos para la supervisión de las transacciones.

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Esto se debe a que la supervisión automatizada de las transacciones es superior a los laboriosos y lentos procesos de supervisión manual de las transacciones. Intentar llevar a cabo un monitoreo manual de las transacciones es invariablemente un error costoso, especialmente porque los humanos tienen una capacidad mucho mayor para cometer errores que el software diseñado para tal fin. Y dada la postura de los organismos reguladores con respecto a las obligaciones de cumplimiento de las empresas y su baja tolerancia ante las infracciones, las instituciones financieras deberían hacer todo lo posible para reducir la posibilidad de que se cometan errores.

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Dicho esto, todavía hay algunos elementos manuales en el monitoreo automatizado de las transacciones que desempeñan un papel importante en el proceso general. Por ejemplo, una herramienta automatizada de monitoreo de transacciones puede marcar una transacción como sospechosa para que un empleado humano la examine y determine si necesita más investigación o si es necesario crear un SAR. Al fin y al cabo, se necesitan personas reales para garantizar que todas las herramientas automatizadas funcionen según lo previsto.

¿Qué son los informes de actividades sospechosas?

Los SAR son una parte importante del proceso de supervisión de las transacciones.

Cuando se marca una transacción sospechosa, la empresa regulada tiene el deber de denunciarla a las autoridades pertinentes. En la mayoría de los países, esto se gestiona mediante la presentación de SAR, que son formularios que se envían a las autoridades cada vez que aparece una nueva transacción sospechosa. Son muy importantes, y los empleados pertinentes deben saber cuándo y cómo rellenar los SAR y cómo archivarlos de acuerdo con los requisitos reglamentarios.

Las reglas exactas dependen de la jurisdicción, pero las empresas generalmente tienen 30 días para hacer su propio trabajo inicial y presentar un SAR una vez que se ha detectado la actividad sospechosa.

Los escenarios que podrían provocar la presentación de un SAR pueden incluir transacciones inusuales, transacciones que superen un determinado valor y grandes depósitos en efectivo. Los SAR también se pueden enviar si los empleados han tenido un comportamiento sospechoso; no son solo para clientes.

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